Vous envisagez de changer de gestionnaire immobilier et vous aimeriez savoir comment se déroule la transition? La première étape est simplement d’en discuter. Vous pouvez nous présenter votre immeuble, votre fonctionnement actuel et ce que vous souhaitez améliorer.

Chez KARE, nous vous guidons dans les démarches et préparons avec vous la reprise de la gestion. Vous n’avez pas besoin d’arriver avec un dossier parfaitement organisé ni de connaître toutes les étapes à l’avance.

Avec votre autorisation, KARE communique généralement directement avec votre gestionnaire actuel pour organiser la passation. Notre accompagnement en gestion immobilière commence ainsi par une transition guidée, qui vous évite de devoir relayer chaque demande.

Une gestion adaptée à vos attentes

Avant de parler de documents ou de clés, une question mérite votre attention : qu’aimeriez-vous voir fonctionner autrement?

Vous souhaitez peut-être recevoir des suivis plus clairs, consacrer moins de temps aux demandes ou mieux comprendre les dépenses. Votre situation peut aussi avoir changé. Un portefeuille qui grandit, un manque de disponibilité ou des travaux importants peuvent faire évoluer vos besoins.

La rencontre de démarrage sert à comprendre votre réalité et vos objectifs. Conserver un immeuble à long terme, préparer une vente ou retrouver du temps pour d’autres projets : vos priorités orientent notre façon de travailler avec vous.

Nous discutons aussi des autorisations de dépenses, des préférences d’entretien et des décisions pour lesquelles vous souhaitez être consulté. Ces repères permettent à notre équipe de savoir quand agir et quand vous présenter un choix, dans le cadre du mandat convenu.

Nous vous accompagnons également dans la découverte de KPM Portail, pour vous aider à vous familiariser avec son utilisation dans vos échanges avec notre équipe.

Une passation coordonnée avec votre ancienne gestion

Qui s’occupe des échanges avec votre gestionnaire actuel? Généralement, KARE communique directement avec lui lorsque vous nous y autorisez. Nous organisons les demandes de documents et les échanges utiles à la reprise des dossiers. Vous restez disponible pour les précisions ou les décisions qui vous concernent, sans avoir à faire l’intermédiaire pour chaque information.

Nous préparons avec vous la date de prise en charge, en tenant compte des modalités de fin du mandat actuel et des suivis en cours. Ce calendrier permet de coordonner la remise des accès, les opérations prévues au mandat et l’information aux locataires.

Les échanges avec la gestion sortante restent professionnels et centrés sur la continuité. À l’approche du transfert, nous faisons le point sur les éléments utiles au démarrage et vous informons si une démarche demande votre participation.

Les documents sont rassemblés avec notre accompagnement

Faut-il tout réunir avant de nous contacter? Non. Vous pouvez amorcer la discussion avec les informations que vous avez déjà. Nous identifions ensuite les documents utiles et, avec votre autorisation, les demandons directement à l’ancienne gestion lorsqu’elle les détient.

La passation porte notamment sur :

  • les baux, leurs annexes et les avis déjà transmis;

  • les coordonnées des locataires et les informations utiles aux communications;

  • les loyers, les paiements enregistrés et les soldes à clarifier;

  • les factures, les contrats de services et les coordonnées des fournisseurs;

  • les demandes ouvertes, les travaux planifiés et les autres dossiers actifs;

  • les clés, les accès et les particularités de l’immeuble.

Cette liste guide le travail de notre équipe. Elle vous donne une idée des informations que nous allons rassembler, sans constituer un dossier à préparer seul avant notre première rencontre.

Nous vérifions aussi la cohérence des informations reçues. Par exemple, si le montant d’un loyer indiqué au tableau diffère des documents transmis, nous cherchons à comprendre l’écart. Vous disposez ainsi d’une base plus fiable pour les décisions à venir.

Si vous nous confiez plusieurs immeubles, les informations sont organisées par propriété. Vous conservez ainsi une lecture claire de chaque dossier, notamment lorsque les propriétaires légaux, les contrats ou les opérations financières diffèrent.

Les dossiers en cours sont repris

Votre immeuble continue de fonctionner pendant la transition. Un locataire attend peut-être une réparation, un fournisseur a prévu une visite et un logement sera bientôt disponible.

Notre équipe examine les démarches réalisées, les engagements pris et les prochaines actions à prévoir. Les échéances et les situations prioritaires sont identifiées pour organiser la reprise des suivis.

Par exemple, pour une réparation déjà planifiée, les échanges avec le fournisseur permettent de retrouver ce qui a été convenu. Votre connaissance de l’immeuble complète les informations reçues, sans que vous ayez à reconstituer seul tout l’historique.

L’objectif pour vous : pouvoir déléguer les suivis courants tout en restant informé des décisions qui vous reviennent.

Les habitudes de votre immeuble sont prises en compte

Qui sort les bacs? Qui déneige les marches et les accès piétonniers? Le ménage des aires communes est-il confié à une entreprise? Un entretien du chauffage est-il déjà prévu?

Ces détails font partie de la préparation chez KARE. Nous examinons les contrats et les renseignements disponibles pour repérer les fournisseurs, les tâches prévues et les interventions déjà réservées. Le même travail s’applique aux systèmes de chauffage, aux équipements de sécurité et aux autres services propres à votre immeuble.

Par exemple, le déneigement du stationnement et celui des escaliers peuvent être confiés à des personnes différentes. En comprenant cette organisation, notre équipe peut reprendre les bons contacts et préparer les suivis saisonniers.

Les clés et les accès sont également prévus dans la passation, y compris les particularités des serrures ou d’un système de clés maîtresses. Cette connaissance du terrain aide l’équipe à organiser les interventions et à vous éviter des questions répétées sur le fonctionnement de l’immeuble.

Les locataires savent à qui s’adresser

Pour les locataires, le changement doit être facile à comprendre. Ils ont surtout besoin de savoir à qui s’adresser et comment faire une demande après la date de prise en charge.

KARE prépare les indications utiles : les coordonnées de la nouvelle équipe, la façon de transmettre une demande et, lorsqu’un changement est prévu, les modalités de paiement. Ces informations sont communiquées au moment convenu dans le calendrier de transition.

Un locataire qui a déjà signalé un problème peut également vouloir savoir si son dossier a été repris. Disposer de l’historique aide l’équipe à répondre avec précision.

Les locataires peuvent ainsi joindre la bonne équipe. De votre côté, vous avez moins de messages à transférer et de consignes à répéter.

Un accompagnement qui continue après le transfert

La date de prise en charge marque le début de la collaboration. Les premières semaines permettent de compléter les informations, de traiter les priorités convenues et d’ajuster le fonctionnement à la lumière des premiers suivis.

Vous pouvez nous faire part de vos observations au fil de cette période. Notre équipe précise sa connaissance de votre immeuble et reprend les éléments restés ouverts, pour installer une gestion quotidienne adaptée à votre situation.

Une fois le fonctionnement établi, les échanges peuvent porter sur les améliorations à envisager : examiner les logements vacants, planifier l’entretien ou revoir certaines dépenses récurrentes. Vous pouvez ainsi regarder les prochaines priorités avec une équipe qui connaît votre propriété.

Parlons de votre immeuble

Une première conversation suffit pour nous présenter votre immeuble, ce que vous souhaitez améliorer et la période de transition envisagée. Vous pouvez nous parler des suivis en cours et poser vos questions, même si vous n’avez pas encore tous les documents.

Communiquez avec KARE pour discuter de vos besoins et découvrir comment nous pouvons vous accompagner dans votre changement de gestionnaire.